Duurzaam ondernemen is natuurlijk ontzettend belangrijk. Het grote belang zorgt er ook voor dat er steeds meer mogelijkheden zijn om duurzaam bezig te zijn: zowel voor de particulier als voor de ondernemer. Papierloos vergaderen is een van de manieren om een stukje duurzaam ondernemerschap binnen de onderneming te handhaven. Maar hoe kun je dat papierloos vergaderen bewerkstelligen? We geven je een aantal handige tips.
1. Creëer voldoende draagvlak
Door allerlei technologische ontwikkelingen (denk aan presenteer methoden, netwerk switches, cloud toegang etc) is papierloos vergaderen steeds makkelijker. De juiste informatie kan tegenwoordig in no-time digitaal gepubliceerd en verspreid worden. Dit maakt dat er minder papier nodig is; en dat is natuurlijk een stuk duurzamer dan het printen van tientallen verschillende hand-outs. Daarnaast levert die digitale ervaring minder stress en gedoe op bij de deelnemers aan dit soort vergaderingen. Maar toch is het belangrijk om hier eerst voldoende draagvlak voor te creëren. Maak de persoonlijke voordelen van het papierloos vergaderen zichtbaar om je medewerkers zelf te laten realiseren dat het allerlei voordelen biedt.
2. Werk samen met de ICT afdeling
Voordat je de overstap naar papierloos vergaderen kunt nemen is het wel belangrijk om dit met de ICT afdeling kort te sluiten. Op welk device ga je papierloos vergaderen? Kunnen medewerkers hun eigen iPhone Xr gebruiken of geef je iedere medewerker een tablet van e zaak? Voor welke data opslag ga je kiezen en werkt de internetverbinding eigenlijk wel naar behoren? Kijk ook naar mogelijke doemscenario’s: wat doe je bijvoorbeeld bij het gebrek aan een internet verbinding?
3. Welke tool ga je gebruiken?
Er zijn allerlei handige vergadertools te verkrijgen: maar welke is geschikt voor jouw onderneming? Implementeer je de digitale vergadering zo dat medewerkers hun eigen mobiele device kunnen gebruiken, of zorg je dat iedereen een vergadertool van de zaak op zak heeft? Zorg voor een gebruiksvriendelijke totaaloplossing waar zowel de voorbereiding als de vergadering zelf en de follow-up op uitgevoerd kunnen worden.
4. Zet een implementatietraject op
Papierloos vergaderen gebeurt niet zomaar: een implementatietraject kan je helpen om het papierloos vergaderen in je onderneming te introduceren. Zorg bijvoorbeeld dat deelnemers de juiste training ontvangen, dat er voldoende proeven gedraaid worden en dat het papierloos vergaderen rustig en gelijkmatig geïntroduceerd wordt.
5. Vraag om feedback
Is de nieuwe manier van vergaderen geïntroduceerd? Vraag dan regelmatig om feedback om de mogelijkheden te verbeteren waar nodig. Zo betrek je al je medewerkers in het proces en zorg je ervoor dat alles soepel blijft verlopen.