Ze bestaan nog volop: papieren formulieren die je met de pen mag invullen. Dan met de post verstuurd, om dagen, soms zelfs pas weken later te worden gescand en digitaal verder te worden verwerkt. Omslachtig, duur en weinig duurzaam.
In bijna alle organisaties spelen formulieren een belangrijke rol. Bijvoorbeeld om informatie te vergaren, processen te starten of gegevens te controleren. En dat terwijl bijna elke organisatie digitaliseert. Het is dan ook verbazend hoeveel gebruik er nog wordt gemaakt van papieren formulieren. Bijvoorbeeld in fabrieken, door zorgverleners aan het bed of chauffeurs die een lading afleveren. Maar ook bij de belastingdienst of de Kamer van Koophandel bestaan ze nog.
De onzichtbare kosten van papier
Er gaat veel extra geld en tijd zitten in de verwerking van papieren formulieren. En vaak wordt de informatie toch ergens verderop in de administratieve keten gedigitaliseerd. Dit betekent: scannen of handmatig invoeren. Zo levert het produceren en distribueren van papieren formulieren verborgen kosten op. Reken gerust zo’n 5 euro per formulier (aldus een studie van AIIM). Tel daarbij nog 3 euro op voor de verwerking en er is reden genoeg om op zoek te gaan naar alternatieven.
Duurzaamheid
Als we kijken naar de duurzaamheid van de papierstroom valt daar heel wat winst te behalen. Allereerst op het papier en de productie: materiaal, energie en afval. En ook het transport telt mee. Een enkel formulier weegt misschien weinig, maar als het om miljoenen exemplaren gaat die heen en weer worden gestuurd, tellen de transportkosten en de bijbehorende co2-uitstoot aardig door.
Let op de keten
Voor de ondersteuning van digitale formulieren of e-forms is het van belang dat de informatie uitgewisseld kan worden in de hele keten. Dus ook tussen organisaties. Daarvoor is vaak een internet- of netwerkverbinding nodig om de order, vracht of zorgtaak direct in de achterliggende systemen te verwerken. En alle aangesloten systemen moeten weer met elkaar kunnen communiceren. In dat proces is natuurlijk ook de digitale veiligheid een belangrijk punt van aandacht.
Maak de informatiestroom ook niet nodeloos ingewikkeld. Volgens de Kafkabrigade – een organisatie die is opgericht om overbodige en verstorende bureaucratie op te sporen – is het formulier het ultieme symbool van bureaucratie in de negatieve zin van het woord.
Digitaliseren van de informatiestroom vergt zeker een investering, maar die verdient zich snel terug. Let er wel op dat je voor een betrouwbare leverancier kiest die de digitale formulierketen kent. Dan wordt je besparing in geld en duurzaamheid snel concreet.
Rick Kastermans
