Vijf tips voor een duurzamer kantoor

Bedrijven van nu zijn sterk afhankelijk van technologische ontwikkelingen om mee te kunnen draaien in de hedendaagse, continu evoluerende markt. Er wordt dan ook gretig gebruik gemaakt van technologie om bedrijfsprocessen te stroomlijnen en de productiviteit te verbeteren. Hierbij wordt echter het duurzaamheidsaspect vaak over het hoofd gezien. Lexmark International, Inc. heeft een aantal tips samengesteld die bedrijven helpen om door middel van technologie hun kantoren groener te maken en toch effectief te werken.

1. Beperk het aantal apparaten
Er zijn bedrijven die aparte apparaten gebruiken voor faxen, scannen, kopiëren en printen. Kies voor één multifunctionele printer waarin deze functies gecombineerd worden. Hierdoor kunnen de kosten voor IT-ondersteuning en energieverbruik worden beperkt.

2. Het begint bij jezelf
Dit klinkt erg cliché, maar de betrokkenheid van alle medewerkers is vereist bij het realiseren van een duurzamer kantoor. Technologie kan veel doen om een bedrijf groener en effectiever te maken, maar zorg dat medewerkers bewust zijn van hun persoonlijke bijdrage aan het duurzamer maken van het bedrijf. Als medewerkers bijvoorbeeld het licht uitdoen in ruimtes die niet in gebruik zijn en ’s avonds de computers uitzetten, kan er veel energie worden bespaard.

3. Stel een duurzaamheidsbeleid op
Zorg dat er een duidelijk duurzaamheidsbeleid is en maak gebruik van de daartoe beschikbare programma’s en middelen. Zet bijvoorbeeld afgedankte kantoorapparaten niet aan de kant van de weg, maar maak gebruik van één van de vele gratis inzamelings- en recyclingprogramma’s die fabrikanten hebben opgezet om CO² uitstoot te verminderen. Daarnaast zijn er ook print-oplossingen die op maat gemaakt kunnen worden, waardoor goed ingespeeld kan worden op de behoefte van het bedrijf. Er zijn bijvoorbeeld identificatie-oplossingen voor printers beschikbaar die printopdrachten pas verwerken als medewerkers zich hebben geïdentificeerd en de printopdrachten hebben bevestigd. Hierdoor kunnen bedrijven op eenvoudige wijze onnodige papier-, inkt- en energieverspilling beperken.

4. Maak gebruik van digitalisering en mobiliteit
Een groot voordeel van de huidige technologische ontwikkelingen is dat het nu mogelijk is om op grote schaal documenten te digitaliseren. Dit betekent dat bedrijven documenten kunnen scannen, verwerken en opslaan, zonder dat dit veel tijd in beslag neemt. Daar komt bij dat de documenten in de cloud kunnen worden opgeslagen, waardoor minder fysieke servers en elektriciteit nodig zijn. Bovendien hebben medewerkers op afstand toegang tot bestanden, waardoor ze eenvoudig vanuit huis of onderweg kunnen werken. Dit scheelt ook nog eens in onnodige reiskosten. Door dit soort kansen volledig te benutten, zijn bedrijven in staat om zowel kosten als CO² uitstoot te beperken.

5. Continue ontwikkeling
Technologie is constant in ontwikkeling. Bedrijven die in staat zijn om hun infrastructuur te blijven evolueren, zijn beter in staat om zich op een succesvolle wijze te positioneren dan bedrijven die hierin achterlopen. Bedrijven moeten daarom regelmatig hun infrastructuur evalueren en waar nodig aanpassingen doen en nieuwe oplossingen implementeren, zodat hun duurzaamheidsinitiatieven blijven verbeteren.