Zo organiseer je een duurzaam evenement

Duurzaamheid en zorg voor onze wereld moet bij iedereen inmiddels wel een punt op de agenda zijn. Als bedrijf wil je natuurlijk graag laten zien dat je hard probeert bij te dragen aan een betere wereld. Dat doe je door je eigen bedrijfsvoering te verduurzamen, maar je laat het ook zien door dingen je je organiseert. Een evenement of congres is voor je doelgroep, leveranciers of medewerkers een heel zichtbaar contactmoment, en bij uitstek het ideale moment om hen in levende lijven te laten ervaren hoe jullie je inzetten voor duurzaamheid.

In dit artikel zet ik enkele tips op een rij waar je op moet letten als je een duurzaam event wil organiseren. Dit doe ik aan de hand van praktische voorbeelden van de eventlocatie waar ik zelf werkzaam voor ben, het Safari Meeting Centre.

Hoe duurzaam is je locatie?

De locatie is erg bepalend in de mate van duurzaamheid van je evenement. Zo laat je met je keuze voor een locatie die zelf bewust omgaat met het milieu en de natuur, zien dat je dat iets waard is. Let bij het uitzoeken van een locatie op hoe die locatie omgaat met afval, water en of ze bijvoorbeeld zonnepanelen hebben geïnstalleerd. Er zijn steeds meer locaties waar je je elektrische auto kunt opladen met energie van de zonnepanelen, ideaal!

• Apparatuur

Informeer ook naar de gebruikte apparatuur. Bij de inzet of aanschaf van apparatuur is het meewegen van het energieverbruik een belangrijke stap in het bewuster omgaan met energiebronnen. Zo zijn koelapparatuur en audiovisuele apparatuur in verschillende energieklassen te koop. Voor events is veel verlichting nodig, bijvoorbeeld voor het verlichten van een podium, decor of terrein, maar ook bij het inzetten van een beamer. De keuze voor ledlampen is het meest voor de hand liggend vanwege het lagere energieverbruik en de langere levensduur. Ook het niet langer dan nodig is van het inschakelen van verlichting zorgt voor een besparing.

• Wat doe je met water?

Drinkwater haal je vaak rechtstreeks uit de kraan, maar water voor andere doeleinden zijn wellicht uit andere bronnen te halen. Burgers’ Zoo vangt bijvoorbeeld hemelwater op om de (zwem)vijvers van de pinguïns en olifanten te vullen. Het overtollige regenwater wordt opgeslagen in wadi’s, waarna het water op een natuurlijke wijze weer door de bodem kan worden opgenomen. Door te kiezen voor een locatie die duurzaam omgaat met water, draag jij met jouw event ook bij aan een duurzamere wereld.

• Duurzame inzetbaarheid

Hoe de eventlocatie om gaat met personeel, is uiteraard ook erg belangrijk. Duurzame eventlocaties zie je namelijk ook nadrukkelijk terug in de bedrijfsvoering. Zo kiezen steeds meer mensen ervoor om op de fiets te stappen of het openbaar vervoer te gebruiken. Dit houdt de medewerkers gezond, vitaal en gemotiveerd. Probeer vooraf te achterhalen of je locatie en/of cateraar al bezig zijn met duurzame inzetbaarheid.

• Minder voedselverspilling

Qua catering is er ook een aantal punten waar je op kunt letten. Bij het Safari Meeting Center worden geen grote kannen koffie meer gezet maar werken ze met een koffiecorner om liters weggespoelde koffie te besparen. Worden er nog steeds plastic rietjes gebruikt, of heeft jouw catering inmiddels ook biologisch afbreekbare rietjes? Tot slot nog een belangrijk punt: wat gebeurt er met eten dat over blijft? Bij veel bedrijven gaat dit direct de prullenbak in, maar het zou nog mooier zijn als dit voedsel hergebruikt zou kunnen worden.

• Green Key

Of de locatie het internationale Green Key keurmerk, heeft vertelt je ook veel over de mate van duurzaamheid. Het gaat een stap verder dan de normale wet- en regelgeving eist. De normen richten zich onder andere op interne- en externe communicatie, gebruik van energie/gas/water, afvalmanagement, vervoer, eten en drinken, papier, inkoop, etc.

Hoe kun je zelf een duurzamer event organiseren?

• Reizen en bereikbaarheid

Met de keuze voor de bereikbaarheid van je locatie heb je zelf veel invloed op duurzaamheid. Als je een evenement organiseert in een uithoek op een bedrijventerrein, is de kans klein dat je bezoekers (makkelijk) met het ov kunnen komen. Kies een locatie uit die goed bereikbaar is met fiets, het openbaar vervoer of te voet. Stimuleer daarnaast het gezamenlijk rijden via je eventapp of door het promoten van een carpoolapp, zoals BlaBlaCar.

• Duurzaam inkopen

Duurzaam inkopen is niet zo ingewikkeld als het misschien lijkt. Kies voor de noodzakelijke offline promotie bijvoorbeeld voor minder milieubelastende papiersoorten. Ook in het materiaal voor bijvoorbeeld bewegwijzering en gadgets zijn keuzes te maken voor duurzaam geproduceerde en recyclebare materialen. Dat geldt ook voor disposables en verpakkingsmateriaal. Door slim in te kopen bespaar je op de kosten voor afvalverwerking en vergroot je de mogelijkheden van recycling.

• Zo min mogelijk afval

Afval, en dan met name plastic, draagt niet bepaald bij aan een mooiere en betere wereld. Maak gebruik van recyclebare bekers, borden en bestek. Denk ook aan al het papier dat je op je event wil gebruiken: is er misschien een slimmere manier om flyers, programma’s of visitekaartjes te delen met je bezoekers? Overweeg om een (web) app te bouwen zodat bezoekers alle informatie online kunnen vinden.

Alle beetjes helpen

Als je jouw event duurzaam wil organiseren, zul je je goed moeten verdiepen in de locatie die je kiest. Met een juiste locatie (en catering), kun je al veel bijdragen aan een betere wereld. Maar ook als je gebonden bent aan een locatie die wellicht iets minder duurzaam onderneemt, is er veel wat je zelf kunt regelen. Denk aan de hoeveelheid onnodig papier en het vervangen van plastic rietjes. 

Dit artikel is geschreven door Josine Wouters, hoofd Sales & Events bij het Safari Meeting Centre.